Общение: чаты и инструменты

В гибридном офисе каждому нужно время на адаптацию. Поэтому ниже — список рекомендаций, которые позволят быстро наладить взаимодействие внутри экипажа.

Полезные инструменты

Обсудить задачу в рабочем чате, назначить встречу, поделиться архивом, вместе поработать над документом — почти для каждой задачи есть специальный удобный сервис.

Сервисы разделены на группы в зависимости от задач, которые они закрывают.

Общение

Хранение

Помощь

VK teams —
корпоративный мессенджер для звонков, сообщений и новостей

Мобильный интранет —
приложение для смартфона с сервисами внутреннего портала

VK Звонки —
для удобной и качественной связи в распределённых командах

Zoom Rooms —
для созвонов прямо из переговорных

100 ГБ Облако Mail.ru —
облачное хранилище для обмена файлами с коллегами и не только

Screenshoter Mail.ru —
сохраняет скриншоты прямо в Облако

Диск-О —
удобный сервис для работы с облаками и защиты данных

Календарь Mail.ru —
поможет планировать рабочий день и встречи

My.vk.team —
личный кабинет сотрудника. Здесь можно посмотреть и оформить нужные документы: справки, отпуска, командировки, конференции

Feedback vk team —
сервис для обратной связи 360 и постановки целей

#марусянаработе —
первый виртуальный ассистент, побывавший в космосе. Знает всё про HR и офисные сервисы

Рабочие чаты: радость, боль и правила общения

Никому ещё не удалось сосчитать количество звёзд на небе и рабочих чатов во всех мессенджерах. Давайте признаемся: мы все иногда создаём чаты по поводу и без, а потом пытаемся найти тот самый.

Как общаться в условиях гибридного офиса?

Если вопросы можно решить по почте или в уже существующих тредах, лучше так и сделать.

Придерживайтесь простых правил организации чатов и особенностей переписки:

Следите за чатами

Выделите важные и закрепите их. Так они будут всегда на виду, а вы не будете нервничать о том, что что-то пропустили.

Если оповещения отвлекают, а VK teams на беззвучном, лучше каждые два часа проверять сообщения. В правилах делового этикета — отвечать на почту в течение 24 часов, но мессенджеры созданы для более быстрого обмена информацией.

Следите за статусом

Если вам нужно отключиться, чтобы погрузиться в задачу, заранее предупредите коллег или поставьте соответствующий статус в VK teams. Так никто не будет лишний раз волноваться о том, что вас похитили инопланетяне.

Следите за содержанием

Чтобы коллеги вас понимали, старайтесь формулировать вопросы/ответы/задачи коротко, но информативно. Важное условие информативности — контекст: сразу расскажите, зачем вы пишете сообщение и что хотите от собеседника.

Будьте зайками

Не забивайте на флуд и котиков — для лёгкого общения можно завести специальный чат, не отвлекая коллег в рабочих чатах.

Иногда кажется, что сообщение выражает недовольство или агрессию. Общайтесь дружелюбно — это принесёт больше спокойствия и результата. Используйте эмодзи: так сообщение будет отражать нужную интонацию.

Вместе можем всё: как поддерживать командный дух

Общение, взаимопомощь, сотрудничество — важные элементы взаимодействия внутри команды. Ниже вы найдёте список рекомендаций, которые помогут продуктивно работать в составе экипажа и достигать новых высот.

Откройте доступ к задачам, чтобы каждый видел прогресс и мог перехватить при необходимости.

Благодарите. Членам команды важно чувствовать свою значимость и своевременно получать признание.

Встречайтесь вне работы за чашкой кофе, на пробежке или в формате онлайн-квестов.

Поздравляйте друг друга даже с небольшими событиями, проявляя заботу и поддержку.

Включайте видео на звонках, чтобы снять напряжение и настроиться на общую волну.

Старайтесь общаться не только о работе, но и на отвлечённые темы.

Нам предстоит долгий совместный полёт — давайте сделаем его комфортным для каждого члена команды.

Удаленное рабочее место

Пространство, которое вы формируете и поддерживаете самостоятельно

Проведение встреч

Планирование, организация и полезные материалы